औपचारिक पत्रों में संक्षिप्तता आवश्यक है क्योंकि:
समय की बचत: प्राप्तकर्ता के पास अक्सर समय की कमी होती है। संक्षिप्त पत्र पढ़ने में कम समय लगता है और आवश्यक जानकारी जल्दी प्राप्त की जा सकती है।
स्पष्टता और सटीकता: संक्षिप्त पत्रों में जानकारी स्पष्ट और सटीक होती है, जिससे संदेश का उद्देश्य आसानी से समझा जा सकता है।
पेशेवर प्रभाव: संक्षिप्त और सुव्यवस्थित पत्र पेशेवरता का संकेत देते हैं। यह दिखाता है कि लेखक ने अपने विचारों को स्पष्ट और संगठित तरीके से प्रस्तुत किया है।
मुख्य बिंदुओं पर जोर: लंबी व्याख्या से बचने के लिए, संक्षिप्त पत्र मुख्य बिंदुओं पर ध्यान केंद्रित करते हैं, जिससे महत्वपूर्ण जानकारी पर जोर दिया जा सकता है।
प्रभावी संचार: संक्षिप्तता के साथ, संचार अधिक प्रभावी और प्रभावशाली होता है। प्राप्तकर्ता पत्र के मुख्य बिंदुओं को आसानी से याद रख सकता है।
भ्रम से बचाव: लंबे पत्रों में जानकारी बिखरी हो सकती है जिससे भ्रम की स्थिति उत्पन्न हो सकती है। संक्षिप्त पत्रों में इस तरह की स्थिति से बचा जा सकता है।